Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η έκδοση τιμολογίου σε ψηφιακή μορφή, με τρόπο που επιτρέπει την ηλεκτρονική αποστολή, αποθήκευση και διαβίβασή του.
Δεν σημαίνει απλώς ότι στέλνουμε ένα PDF με email. Σε πολλές περιπτώσεις, η ηλεκτρονική τιμολόγηση συνδέεται με συγκεκριμένες τεχνικές και φορολογικές απαιτήσεις, όπως:
- σωστή καταγραφή των στοιχείων του εκδότη
- σωστή καταγραφή των στοιχείων του πελάτη
- καθαρή περιγραφή προϊόντων ή υπηρεσιών
- σωστή εφαρμογή ΦΠΑ ή απαλλαγής
- διαβίβαση δεδομένων στην ΑΑΔΕ / myDATA
- χρήση εγκεκριμένων τρόπων ή παρόχων, όπου απαιτείται
Με απλά λόγια, η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι μόνο “να φτιάξω ένα τιμολόγιο στον υπολογιστή”. Είναι μέρος της συνολικής ψηφιακής φορολογικής διαδικασίας.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση και myDATA: Ποια είναι η διαφορά;
Πολλοί μπερδεύουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση με το myDATA. Είναι σχετικά, αλλά δεν είναι ακριβώς το ίδιο πράγμα.
myDATA
Το myDATA είναι το σύστημα των ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ. Εκεί διαβιβάζονται δεδομένα παραστατικών και φορολογικών συναλλαγών.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά τον τρόπο με τον οποίο εκδίδεται και αποστέλλεται το τιμολόγιο ηλεκτρονικά.
myDATA = πώς καταγράφονται/διαβιβάζονται τα φορολογικά δεδομένα
Στην πράξη, τα δύο συστήματα συνδέονται, γιατί τα παραστατικά που εκδίδονται πρέπει να ενημερώνουν σωστά τα ψηφιακά φορολογικά δεδομένα.
Είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση;
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση εφαρμόζεται ήδη σε διάφορες περιπτώσεις και η χρήση της επεκτείνεται σταδιακά. Ιδιαίτερη σημασία έχουν περιπτώσεις όπως:
- συναλλαγές με το Δημόσιο
- B2G τιμολόγηση
- συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων
- διαβίβαση παραστατικών στην ΑΑΔΕ
- χρήση παρόχων ηλεκτρονικής τιμολόγησης όπου απαιτείται
Οι υποχρεώσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το είδος της επιχείρησης, τον τζίρο, τη δραστηριότητα, το είδος συναλλαγής και τις ισχύουσες προθεσμίες της ΑΑΔΕ.
Για αυτό, πριν αλλάξει μια επιχείρηση τον τρόπο που εκδίδει τιμολόγια, καλό είναι να επιβεβαιώνει τις υποχρεώσεις της με τον λογιστή της.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο;
Ένα σωστό τιμολόγιο πρέπει να έχει καθαρά και πλήρη στοιχεία. Συνήθως περιλαμβάνει:
- στοιχεία εκδότη και ΑΦΜ εκδότη
- στοιχεία πελάτη και ΑΦΜ πελάτη, αν πρόκειται για επιχείρηση
- ημερομηνία έκδοσης και αριθμό παραστατικού
- περιγραφή προϊόντων ή υπηρεσιών
- καθαρή αξία, ΦΠΑ και συνολική αξία
- τρόπο πληρωμής, όπου χρειάζεται
- τυχόν παρακράτηση φόρου ή απαλλαγή ΦΠΑ
Το σημαντικό δεν είναι μόνο να υπάρχει το τιμολόγιο. Πρέπει να είναι σωστά συμπληρωμένο.
Παράδειγμα στην πράξη
Ένας επαγγελματίας παρέχει τεχνική εργασία σε μια επιχείρηση. Πριν εκδώσει τιμολόγιο, πρέπει να γνωρίζει ποιος είναι ο πελάτης, ποιο είναι το ΑΦΜ του πελάτη, τι ακριβώς εργασία έγινε, αν χρησιμοποιήθηκαν υλικά, αν υπάρχει ΦΠΑ και αν υπάρχει παρακράτηση φόρου.
Αν τα στοιχεία είναι πρόχειρα ή λείπουν, η έκδοση τιμολογίου γίνεται πιο δύσκολη και αυξάνεται η πιθανότητα λάθους.
Συχνά λάθη στην ηλεκτρονική τιμολόγηση
Λάθος στοιχεία πελάτη
Ένα από τα πιο συχνά προβλήματα είναι το λάθος ΑΦΜ, λάθος επωνυμία ή ελλιπή στοιχεία πελάτη.
Ασαφής περιγραφή εργασίας
Περιγραφές όπως “εργασίες” ή “υπηρεσίες” μπορεί να μην είναι αρκετά καθαρές. Είναι προτιμότερο να υπάρχει συγκεκριμένη περιγραφή.
Λάθος ΦΠΑ
Ο ΦΠΑ εξαρτάται από το είδος της συναλλαγής, την υπηρεσία, τον πελάτη και ειδικές περιπτώσεις. Δεν πρέπει να μπαίνει μηχανικά χωρίς έλεγχο.
Μπέρδεμα υπηρεσιών και υλικών
Σε τεχνικές εργασίες, συχνά υπάρχουν και υπηρεσίες και υλικά. Πρέπει να είναι ξεκάθαρο πώς θα εμφανιστούν στο παραστατικό.
Τι είναι ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι μια εγκεκριμένη υπηρεσία που μπορεί να εκδίδει, αποστέλλει και διαβιβάζει ηλεκτρονικά τιμολόγια με συγκεκριμένες προδιαγραφές.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, η χρήση παρόχου μπορεί να είναι απαραίτητη ή πρακτικά χρήσιμη. Αυτό εξαρτάται από την ισχύουσα νομοθεσία και το είδος των συναλλαγών της επιχείρησης.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B, B2G και B2C
Στην πράξη, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να συζητείται σε διαφορετικά είδη συναλλαγών. Τα πιο συνηθισμένα είναι B2B, B2G και B2C. Οι βασικές αρχές μοιάζουν, αλλά οι υποχρεώσεις, τα στοιχεία πελάτη και ο τρόπος διαβίβασης μπορεί να διαφέρουν.
| Τύπος συναλλαγής | Τι σημαίνει | Τι πρέπει να προσέξετε |
|---|---|---|
| B2B | Συναλλαγή μεταξύ επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, ένας επαγγελματίας εκδίδει τιμολόγιο σε μια εταιρεία. | Σωστά στοιχεία επιχείρησης, ΑΦΜ, περιγραφή υπηρεσίας ή προϊόντος, ΦΠΑ και διαβίβαση με τον προβλεπόμενο τρόπο. |
| B2G | Συναλλαγή με δημόσιο φορέα. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις έχει ειδικούς κανόνες και απαιτήσεις. | Ελέγξτε αν απαιτείται συγκεκριμένος μορφότυπος, πάροχος ή διαδικασία για τον δημόσιο φορέα. |
| B2C | Συναλλαγή με καταναλωτή ή ιδιώτη. Συνήθως αφορά λιανική πώληση ή παροχή υπηρεσίας σε φυσικό πρόσωπο. | Σε τυπικές λιανικές συναλλαγές ο καταναλωτής δεν χρειάζεται συνήθως να δώσει ΑΦΜ. Προσέξτε όμως το είδος παραστατικού, τον ΦΠΑ και τη διαβίβαση στην ΑΑΔΕ / myDATA. |
Πρακτική σημείωση για B2C
Σε μια απλή συναλλαγή επιχείρησης προς καταναλωτή στην Ελλάδα, ο ιδιώτης πελάτης δεν χρειάζεται συνήθως να παρέχει ΑΦΜ. Οι τυπικές λιανικές πωλήσεις ή αποδείξεις προς καταναλωτές μπορούν να εκδίδονται χωρίς πλήρη φορολογικά στοιχεία πελάτη, ανάλογα με το είδος παραστατικού και τη διαδικασία που ακολουθεί η επιχείρηση.
Αν όμως ζητηθεί τιμολόγιο ή υπάρχει ειδική περίπτωση, τα απαιτούμενα στοιχεία μπορεί να αλλάξουν. Για B2B συναλλαγές και επίσημη τιμολόγηση προς επιχείρηση, το ΑΦΜ του πελάτη είναι βασικό και συνήθως απαραίτητο στοιχείο.
Με απλά λόγια, δεν έχει πάντα την ίδια πρακτική εφαρμογή ένα παραστατικό προς επιχείρηση, ένα παραστατικό προς δημόσιο φορέα και ένα παραστατικό προς ιδιώτη. Για αυτό, πριν επιλέξετε τρόπο έκδοσης ή πάροχο, επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για κάθε περίπτωση.
Πώς να προετοιμαστεί μια μικρή επιχείρηση
- Να μιλήσει με τον λογιστή της.
- Να οργανώσει τα στοιχεία πελατών.
- Να καταγράφει καθαρά τις εργασίες.
- Να ελέγξει τον τρόπο έκδοσης παραστατικών.
- Να αποφύγει αλλαγές την τελευταία στιγμή.
Checklist πριν από την έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου
- Είναι σωστά τα στοιχεία του πελάτη;
- Όπου απαιτείται, υπάρχει σωστό ΑΦΜ;
- Είναι καθαρή η περιγραφή υπηρεσίας ή προϊόντος;
- Έχει υπολογιστεί σωστά ο ΦΠΑ;
- Υπάρχει παρακράτηση φόρου;
- Χρειάζεται ειδική φορολογική σημείωση;
- Είναι σωστή η ημερομηνία;
- Είναι σωστή η καθαρή και τελική αξία;
- Γνωρίζετε πώς θα γίνει η διαβίβαση;
- Έχει συμφωνηθεί η διαδικασία με τον λογιστή;
Συμπέρασμα
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στην Ελλάδα δεν είναι απλώς μια τεχνική αλλαγή. Είναι μέρος της γενικότερης μετάβασης σε πιο ψηφιακές φορολογικές διαδικασίες.
Για έναν επαγγελματία, το σημαντικό είναι να έχει σωστά στοιχεία, καθαρές περιγραφές, οργανωμένα παραστατικά και σαφή συνεργασία με τον λογιστή του.
Οι κανόνες μπορεί να αλλάζουν και οι υποχρεώσεις δεν είναι ίδιες για κάθε επιχείρηση. Γι’ αυτό, κάθε επαγγελματίας πρέπει να ενημερώνεται από αξιόπιστες πηγές και να επιβεβαιώνει την εφαρμογή των κανόνων με τον λογιστή του.